Voorbeeld: bijsturing door innovatieve oplossing

De directie van een hogeschool neemt een Go-besluit om een campagne te starten voor meer stageplekken. Het verkennende onderzoek heeft opgeleverd dat veel bedrijven niet precies weten wat er bij een stage komt kijken. Op basis van het initiatiefvoorstel wordt daarom als strategische richting gekozen om bedrijven op toegankelijke wijze informatie te geven over hoe een stage in zijn werk gaat. Dat is een randvoorwaarde op het gebied van ‘kwaliteit’. Daarnaast geeft de directie aan binnen een half jaar (randvoorwaarde in tijd) resultaat te willen in de vorm van tenminste 100 extra stageplekken (randvoorwaarde in kwaliteit en tevens het beoogde resultaat). De directie stelt 10.000,- beschikbaar en een aantal medewerkers kan er in totaal 200 uur aan besteden gedurende de komende 6 maanden (randvoorwaarde in middelen).

Tijdens een bijeenkomst om de vervolgstappen uit te denken komt de projectleider tot de conclusie dat het niet lukt om met 10.000,- en 200 uur werk binnen een half jaar tenminste 100 extra stageplekken te verkrijgen. Om die 100 plekken te realiseren moeten meer bedrijven geïnformeerd en bezocht worden dan met de beschikbare middelen mogelijk is. Het projectteam ziet de volgende mogelijke oplossingen:

• Verlaging van de ambitie: 50 extra stageplekken in plaats van 100 stageplekken zijn met deze middelen wel mogelijk in een half jaar;
• Verruiming van de doorlooptijd: de ambitie wordt bijgesteld naar binnen een jaar in plaats van half jaar;
• Verruiming van de middelen: meer geld zodat een uitzendkracht ingehuurd kan worden of meer uren voor de leden van het projectteam;
• Een innovatieve, maar risicovolle oplossing: als studenten de bedrijven zouden nabellen en bezoeken, dan zou het projectteam aan de 200 uur genoeg kunnen hebben.

De projectleider gaat met de opdrachtgever in gesprek over deze mogelijk oplossingen. De opdrachtgever geeft aan dat de doorlooptijd hard is: over en half jaar zijn er echt extra stage-plekken nodig. Het ambitieniveau verlaagt hij liever niet, maar als het echt niet anders kan, dan is daar over te spreken. Extra middelen zouden wellicht wel beschikbaar zijn, maar dan moet hij met de directeur overleggen over welke andere activiteiten tijdelijk stopgezet worden. In eerste instantie is hij het meest geïnteresseerd in de innovatieve oplossing door meer studenten in te zetten. Hij vraagt de projectleider naar de risico’s. De projectleider geeft aan dat hij de studenten minder goed kan aansturen dan de eigen projectteamleden. Het zou dus kunnen dat studenten een afspraak bij een bedrijf niet nakomen of zich niet goed voorbereiden waardoor het bedrijf juist afgeschrikt wordt. Aan de andere kant is het meewerken in dit project ook een stage-ervaring. De afspraak is om in eerste instantie aan de slag te gaan met de studenten en na 3 maanden te kijken hoe het gaat. Indien nodig worden dan alsnog extra financiële middelen beschikbaar gesteld of de ambitie bijgesteld.

Aanvullingen of vragen?

Als je aanvullende kennis of voorbeelden op deze site wilt plaatsen of als je vragen hebt over de gepresenteerde informatie, neem dan contact met ons op. Alvast veel dank!