Voorbeeld: Kiezen voor een grotere verantwoordelijkheid

Binnen een breder programma om besparingen te realiseren binnen de bedrijfsvoering van de rijksoverheid wordt een programma ontwikkeld gericht op een stelsel van basisregistraties (bijvoorbeeld persoons-, bedrijfs- en adresgegevens) dat efficiënter is èn meer innovatieve toepassingen mogelijk maakt. De stuurgroep die hiermee aan de slag is, ziet in dat de vraagstukken ten aanzien van die basisregistraties direct samenhangen. Bijvoorbeeld, onderdeel A van de rijksoverheid houdt vast aan eigen gegevensstandaarden, waardoor onderdeel B van het rijk die gegevens niet kan gebruiken, terwijl dat wel efficiënter zou zijn en meer kansen biedt voor innovatie. De kwestie is dat onderdeel A een verandering van standaard niet wil betalen, want die heeft er zelf geen baat bij, en onderdeel B heeft geen budget, omdat de taak voor die gegevensregistratie nu eenmaal bij onderdeel A ligt.

Verbreding van de opdracht

Niet alleen binnen het stelsel van basisregistraties, maar binnen de hele digitale infrastructuur van de overheid zijn zulke onhandigheden te vinden, die hun oorsprong vinden in de verdeling van en sturing op geld. De stuurgroep kiest er daarom voor om niet alleen voorstellen voor meer efficiëntie en innovatie in het stelsel van basisregistraties te ontwikkelen, maar ook voor een samenhangender sturing en wijze van financiering van de hele digitale infrastructuur. Zij kiezen er dus voor om een bredere verantwoordelijkheid op zich te nemen dan waar de opdracht letterlijk op gericht is.

Door deze verbreding van de opdracht neemt het aantal organisaties dat een belang heeft bij het programma sterk toe. Juist omdat de stuurgroep op eigen gezag een breder programma ontwikkelt dan waar zij opdracht voor hebben, neemt het risico op weerstand toe. Diverse organisaties die nu nog zeggenschap hebben over hun eigen investeringsbudgetten, kunnen proberen die zeggenschap te behouden en de voorstellen tot een samenhangender sturing en financiering proberen te torpederen.

Aandacht voor belanghebbenden

Tijdens de ontwikkeling van dit bredere programma investeren de programmamanager en de stuurgroep veel tijd en aandacht aan het betrekken van alle belanghebbende organisaties en hen deelgenoot maken van de  logica dat meer samenhang weliswaar niet in ieders individuele belang, maar wel in het belang van de samenleving is. De discussie over de vraag of dit nu eigenlijk wel de opdracht is, steekt regelmatig de kop op. Deze wordt steeds opnieuw gepareerd door de inhoudelijke analyse. Uiteindelijk komen de vertegenwoordigers van die verschillende organisaties losser van het belang van hun eigen organisatie en begint zich een enthousiasme te ontwikkelen dat nu misschien wel eindelijk de kans zich aandient om de versnipperde sturing en financiering waar zij als professionals eigenlijk al lang last van hebben, te doorbreken. Uiteindelijk lukt het om een programmavoorstel door de ministerraad geaccepteerd te krijgen zonder wanklank over verbreding van de opdracht.

Kracht van verantwoordelijkheid nemen

In dit voorbeeld blijkt de kracht van de bereidheid om verantwoordelijk te zijn in combinatie met een intelligente procesregie. In een vroeg stadium heeft de voorzitter van de stuurgroep bij de verantwoordelijke minister al draagvlak verworven voor de noodzaak van een bredere aanpak. Er is veel energie gestoken om diverse belanghebbenden op inhoud te betrekken en te motiveren. Op momenten dat de discussie over de grenzen van de opdracht oplaaide, is voet bij stuk gehouden onder verwijzing naar eerdere afspraken dit wel te doen. Aldus werd het schip in veilige haven geloodst.

Aanvullingen of vragen?

Als je aanvullende kennis of voorbeelden op deze site wilt plaatsen of als je vragen hebt over de gepresenteerde informatie, neem dan contact met ons op. Alvast veel dank!