Voorbeeld: het herstellen van schade

Ondanks de expliciete afspraak gaat het je echt niet lukken om een concept-projectplan voor een bepaalde datum naar een stuurgroep te versturen. Je hebt echt 2 dagen langer nodig om het af te maken. Ter onderbouwing van een belangrijk onderdeel zijn onderzoeksgegevens nodig, die pas een dag later bekend zijn. Het gevolg is dat zij niet de benodigde voorbereidingstijd hebben voordat ze in een al geplande bijeenkomst tot een besluit komen. De volgende bijeenkomst van de stuurgroep is pas over 2 maanden. Daarop wachten zou een grote vertraging betekenen.

Pro-actieve afstemming

In plaats van het te laten gebeuren en achteraf jezelf te rechtvaardigen dat het echt niet anders kom, pas je integer/compleet zijn toe. Je maakt een e-mailbericht aan de stuurgroep waarin je erkent dat jij de expliciet gemaakt afspraak niet na gaat komen. Je stelt voor dat het document 2 dagen later gereed is en je verzoekt de stuurgroep-leden in hun agenda alvast tijd te reserveren om het toch in de korte voorbereidingstijd voor de vergadering te kunnen lezen. Met dit bericht zou het compleet kunnen zijn voor de stuurgroep-leden. Het zou ook kunnen dat de voorbereidingstijd zo belangrijk is voor hun agendaplanning dat de reactie van de stuurgroep-leden aangeven dit voorstel te accepteren, maar je verzoeken er in de toekomst echt voor te zorgen dat je de deadline haalt. Er is dan dus nog een extra belofte van jou nodig om dit ‘losse eindje’ af te hechten.

Redelijke en onredelijke eisen

Het is ook mogelijk dat dit voor een van de stuurgroep-leden niet voldoende is. Dit stuurgroep-lid is echt verontwaardigd: zijn agenda zit bomvol en nu heeft hij een probleem omdat jij de deadline niet hebt gehaald. Vanuit jouw streven naar integer/compleet zijn vraag je hem wat je kunt doen om de schade te herstellen. In zijn verwijtende boosheid geeft hij als recalcitrant antwoord: een bosje bloemen, een doos bonbons en een dinerbon voor twee.

Integer/compleet zijn wil niet zeggen dat je alles maar moet doen om iemand tevreden te stellen. De eisen van bloemen, bonbons en een dinerbon hoef je niet in te willigen, omdat er geen verband is met de te herstellen schade. Als een van de opdrachtgevers aangeeft het wel op prijs te stellen als je een bosje bloemen naar zijn secretaresse stuurt, dan kan dat verband er wel zijn. Zij moet nu bijvoorbeeld speciaal naar kantoor komen op haar vrije dag om het document bij het stuurgroep-lid te krijgen en een aantal afspraken verzetten zodat hij het alsnog kan lezen. Het bosje bloemen voor de secretaresse is een gepaste actie omdat er een direct verband is met de schade. En het is een leuke actie, die ook weer een betere relatie met die secretaresse creëert.

Iemand blijft boos

Terug naar de onredelijke eisen. Je geeft aan die niet in te willigen, maar wel iets te willen doen dat verband houdt met het feit dat jij je afspraak niet nakomt. Als het boze stuurgroeplid dan boos en verwijtend blijft, maar verder geen concreet verzoek is, dan ligt de bal verder bij hem. Jij hebt op integere/complete wijze het niet nakomen van de afspraak erkend, een nieuw verantwoordelijk voorstel gedaan en je bent bereid de schade die je veroorzaakt te herstellen. Als jij dit naar eer en geweten doet en iemand blijft toch boos, dan hoef jij daar niets mee. Natuurlijk is te hopen dat dit stuurgroeplid het op enig moment kan loslaten of wellicht kun je daar op een later moment aan bijdragen door te zeggen: “Zoals ik je al zei, vind ik het heel vervelend dat ik de deadline niet heb gehaald, maar ik heb gedaan wat nodig is en de schade is hersteld. Ik wil je vragen om weer vooruit te kijken en het beste uit onze samenwerking te halen.” De sociale druk van een hele groep collega’s en partners kan iemand helpen zijn onredelijke verwijt of eisen te laten varen.

Aanvullingen of vragen?

Als je aanvullende kennis of voorbeelden op deze site wilt plaatsen of als je vragen hebt over de gepresenteerde informatie, neem dan contact met ons op. Alvast veel dank!