Voorbeeld: Bord voor je kop

Ten behoeve van de ontwikkeling van een ruimtelijk-economisch programma dat kaders stelt aan de ontwikkelingsmogelijkheden van gemeenten vindt een informatiebijeenkomst plaats voor gemeenteambtenaren. Na de hoofdlijnen gepresenteerd te hebben stelt de programmamanager voor dat zij commentaar kunnen geven aan een pré-concept van het ruimtelijk-economisch programma. Op die manier kunnen nog wijzigingen aangebracht worden voordat het als een concept-document formeel naar alle gemeentebesturen wordt gestuurd voor een reactie. Dat voorstel wordt door de gemeenteambtenaren op prijs gesteld, maar dan blijken programmamanager en de gemeenteambtenaren een heel ander perspectief mee te brengen naar de samenwerking.

De programmamanager legt de planning voor die hij heeft bedacht: begin juli krijgen ze het document en voor half augustus sturen de gemeenteambtenaren hun commentaar in. Vanuit de programmamanager bezien was dit een slimme planning. Hij en zijn team zouden hard doorwerken, vervolgens in juli op vakantie kunnen gaan en dan in augustus het commentaar verwerken zodat het concept-document voor 1 september naar de gemeentebesturen verzonden kan worden. Dat was heel efficiënt bedacht, en de programmamanager meent oprecht de ambtenaren een dienst te bewijzen, omdat ze zo maximale beïnvloedingsmogelijkheden kregen.

Commotie door insensitiviteit

Nadat de programmamanager de door hem bedachte planning heeft toegelicht, wordt het onrustig in de zaal: geroezemoes, commotie, verwijtende blikken en protest! De programmamanager vraagt wat er aan de hand is. Een van de gemeenteambtenaren staat op en zegt: “Je vraagt ons om precies middenin de zomervakantie te reageren. Dan zijn we er niet!” Op dat moment is het kwartje nog niet gevallen bij de programmamanager.

De programmamanager heeft nog niet door dat hij een heel ander filter op heeft dan de gemeenteambtenaren. Hij wordt gedreven door het commitment van een efficiënte planning voor zijn deadlines. Vanuit zijn perspectief gaat niemand langer dan drie (misschien een enkeling vier) weken op zomervakantie, dus er zijn altijd ruim twee weken beschikbaar om te reageren. Hij gooit extra olie op het vuur en zegt: “Ik vind het onbestaanbaar dat gemeentehuizen in Nederland de hele zomervakantie gesloten zijn. Dat moeten jullie maar beter organiseren.” Sommige gemeenteambtenaren staan daarop boos op. Er wordt gezegd: “Op deze manier hebben we geen zin in de samenwerking, zoek het maar uit met je pré-concept-document.”

Het kwartje valt

En precies op het moment dat de samenwerking ter plekke uiteen valt, zegt er iemand “Het punt is dat we het ook willen afstemmen met onze wethouder.” In een flits lijkt de programmamanager zich bewust van hoe zeer hij beperkt was door zijn eigen perspectief en dat de gemeenteambtenaren een heel ander perspectief hebben: ze kunnen op zich zelf wel binnen een paar weken reageren, maar ze willen zekerheid dat ze in lijn met de opvatting van hun wethouder reageren. En wanneer en hoe lang die met vakantie is, daar hebben ze geen invloed op.

De programmamanager neemt gauw het woord: “Wacht nog even, alsjeblieft. Ik begrijp nu dat mijn planningsvoorstel helemaal voortkwam uit mijn eigen agenda om met mijn team rustig op vakantie te kunnen en dan de draad weer op te pakken in augustus. Mijn excuses dat ik op die manier helemaal geen aandacht heb voor wat voor jullie belangrijk is.” Op dat moment gaat iedereen weer zitten en de programmamanager vervolgt: “Ons idee was juist om puur jullie inhoudelijk commentaar te verzamelen in deze ronde. Wat ons betreft is afstemming met je wethouder niet nodig. Het is geen probleem als in de volgende ronde jullie wethouders op bestuurlijk niveau andere opmerkingen maken. Hoe dan ook, ik begrijp dat dat voor sommigen van jullie toch belangrijk is, en misschien heb je zelfs met je wethouder afgesproken alleen in afstemming tot hem of haar te reageren. Mijn vraag aan jullie is: gegeven onze deadline van 1 september en onze gezamenlijke wens dat jullie kunnen reageren, hoe kunnen we het afspreken zodanig dat het ook voor jullie werkt?” Uiteindelijk is afgesproken dat het programmateam het pré-concept een week eerder zou verspreiden en dat enkele ambtenaren hun reactie wat insturen.

Inleven in anderen vereist een ander filter

Door het filter van de programmamanager is deze in dit voorbeeld niet in staat present te zijn met de belevingswereld van de ambtenaren. Zelfs duidelijk signalen worden volledig waargenomen binnen zijn eigen filter. Pas op het moment dat hij present is met waardoor hij gedreven wordt en hij een filter opzet vanuit het commitment aan een goede samenwerking begrijpt hij het perspectief van de gemeenteambtenaren en kan de samenwerking vorm krijgen.

Aanvullingen of vragen?

Als je aanvullende kennis of voorbeelden op deze site wilt plaatsen of als je vragen hebt over de gepresenteerde informatie, neem dan contact met ons op. Alvast veel dank!