Hulpmiddel: risicomanagement

Onderstaande hulpmiddelen zijn een aanvulling op §3.4 in Effectief project- en programmamanagement. Bij het denken over risicomanagement blijkt het zinvol scherp te zijn over waar het precies over gaat:

Dus, bij risicomanagement gaat het niet om mogelijke problemen die optreden doordat je project of programma in de uitvoering van het werk minder presteert dan vooraf bedacht; het gaat om problemen die buiten de invloed van jou of de opdrachtgever kunnen ontstaan.

Risico-analyse

Als je mogelijke risico’s hebt geïnventariseerd, kun je deze analyseren door een inschatting te maken van:

• de kans dat het risico zich voordoet: dit kan in verschillende maten van nauwkeurigheid. Je kunt bijvoorbeeld onderscheiden naar hoog-gemiddeld-laag, of in een percentage uitdrukken. Bij investeringsprojecten worden vaak ingewikkelde rekenmodellen gebruikt;
• het effect van het risico indien het zou optreden: ook dit kan kwalitatief in termen van groot-gemiddeld-klein, maar in sommige situaties is een waardering in financiële schade of tijdvertraging mogelijk. Let wel dat het gaat om effecten die relevant zijn voor de doelen.

In een overzicht als de volgende figuur kun je alle risico’s in perspectief zetten. Het meest relevant om te volgen zijn uiteraard de risico’s met een grote kans dat ze zich voordoen die een groot effect hebben:

Risicoplan

Op basis van de risicoanalyse kun je beter bepalen waar je je monitoring op richt (naast je doelbereik). Door een slimme monitoring kun je het eventuele optreden van een risico vroegtijdig in de gaten hebben, en je maatregelen treffen. In dit risicomanagement heb je in essentie vier mogelijke strategieën in de omgang met een risico (in jargon: welke ‘beheersmaatregel’ je neemt):

• Voorkomen: acties die ervoor zorgen dat de kans dat het risico zich voordoet, kleiner wordt;
• Effect verkleinen/mitigeren: acties die ervoor zorgen dat de schadelijke invloed van het knelpunt of risico minder groot wordt;
• Accepteren: het risico wordt als een gegeven beschouwd en de aanpak wordt aangepast zodra het risico optreedt;
• Overdragen: acties waardoor de gevolgen van het risico voor de rekening van een ander zijn.  

Je risicoplan kun je dan bijvoorbeeld als volgt opzetten:

De kolommen kans en effect kun je ook vaak weglaten, bijvoorbeeld omdat er in een minder complexe opgave vaak niet zulke verschillen tussen risico’s bestaan of omdat je je op basis van een risico-analyse primair focust op risico’s met hoge kans en effect.

De kolom eigenaar is alleen relevant als je op voorhand duidelijk wil afspreken dat iemand anders dan de project- of programmamanager het mogelijke optreden van het risico monitort en indien nodig de beheersmaatregel treft. Als de kolom is weggelaten, dan is de project- of programmamanager de eigenaar.

Aanvullingen of vragen?

Als je aanvullende kennis of voorbeelden op deze site wilt plaatsen of als je vragen hebt over de gepresenteerde informatie, neem dan contact met ons op. Alvast veel dank!