Hulpmiddel: voorbeelden van planningen

Een planning voor een project of programma bestaat uit 2 delen: 

• Een perspectief voor de wat langere termijn: dit geeft inzicht in de globale fases die de ontwikkeling naar een nieuwe werkelijkheid gaat vragen.
• Een planning voor een periode op de kortere termijn, afhankelijk van de situatie bijvoorbeeld een kwartaal, half jaar of jaar vooruit.

Beide planningen kunnen regelmatig geactualiseerd worden. In § 3.4. van Effectief project- en programmamanagement zijn voorbeelden gegeven van zogenaamde strokenplanning. Die zijn behulpzaam voor het overzicht op het geheel, en daarmee passend voor het perspectief op de wat langere termijn.

Korte termijn planningschema

Voor de meer korte termijnplanning is het behulpzaam om een overzicht te geven van hoe verschillende inspanningen of actielijnen in de tijd samenhangen. Het planningsschema kan bijvoorbeeld als volgt worden opgebouwd:

• Een tijdsindeling: afhankelijk van hoe het schema gebruikt gaat worden en hoe precies je in staat bent om de activiteiten al in de tijd te plannen kun je rijen per week, per deel van de maand (bijv. begin, midden, eind), per maand, per kwartaal;
• Een onderscheid tussen verschillende clusters van inspanningen (of ‘actielijnen’). Wat een relevant onderscheid is kan per situatie verschillen. Hieronder twee voorbeelden.

Planning geordend naar kringen van samenwerking

In dit overzicht krijgt elke kring van samenwerking een eigen kolom. In die kolommen worden dan de verschillende bijeenkomsten of acties aangegeven. Hierdoor kun je de samenhang tussen acties bijvoorbeeld goed zien. Bijvoorbeeld, het programmateam maakt een inhoudelijk product dat eerst met leidinggevenden wordt afgestemd en vervolgens aan de opdrachtgever ter besluitvorming wordt voorgelegd, waarna het aan externe partners wordt voorgelegd. Het schema kan dan bijvoorbeeld als volgt opgezet worden:

Planning geordend naar actielijnen

Het onderscheid naar inhoudelijke actielijnen is nuttig bij projecten en programma’s die vooral coördineren wat anderen uitvoeren.  Het schema kan er dan als volgt uitzien, waarbij de kolommen “onderzoek’ en “wetgeving” nu gekozen zijn bij wijze van voorbeeld. Het kan ook om andere of meer specialismen gaan.

Vulling van de schema's

 De afzonderlijke vakjes in deze schema’s worden primair gevuld door het benoemen van:

• Op te leveren producten en resultaten;
• Geplande bijeenkomsten (met datum) en de momenten waarop beslisdocumenten daarvoor verzonden moeten worden;
• Activiteiten/inspanningen die kenmerkende bouwstenen zijn, zoals “start inwonersenquête” of “verkennende gesprekken met mogelijke partners”.

Aanvullingen of vragen?

Als je aanvullende kennis of voorbeelden op deze site wilt plaatsen of als je vragen hebt over de gepresenteerde informatie, neem dan contact met ons op. Alvast veel dank!