5 bouwstenen voor betekenisvolle evaluaties

Evaluatie-onderzoeken kunnen zeer  behulpzaam zijn om de interventies op het spoor te komen om de aanpak van een vraagstuk of wijze van organisatie te verbeteren. Vide Advies heeft de afgelopen jaren diverse evaluaties uitgevoerd en organisaties begeleidt bij zelfevaluaties. Betekenisvol is een evaluatie als deze inzichten die tot die tijd een blinde vlek waren. Zulke inzichten leiden dan tot waardevolle interventies en verbetering van de strategie. 

Elke evaluatie heeft zijn eigen insteek en context. De volgende bouwstenen zorgen voor een betekenisvolle evaluatie:

1. Eenvoudig ordeningskader

Elke evaluatie heeft een denkkader nodig, want van een ongeordende brij aan bevindingen wordt niemand wijzer. Om zoveel mogelijk het zicht te houden op de essentie van wat er in een organisatie gaande is, is een ordeningskader wenselijk dat door eenvoud weinig modelmatige kleuring aanbrengt. In de praktijk blijkt  het volgende eenvoudige model heel goed te werken (zie Creatieregie, Robert Coppenhagen):

2. Evalueren is zelf ook een interventie

De uitvoering van een evaluatie zelf brengt in een organisatie van alles teweeg. Soms leidt alleen de aankondiging van een evaluatie al tot ander gedrag.  De betekenis van een evaluatie wordt versterkt door de evaluatie zodanig uit te voeren dat deze een positieve bijdrage levert aan de  ontwikkeling van de organisatie om haar missie en visie te vervullen. Dat kan in de praktijk bijvoorbeeld door mensen van verschillende afdeling in een groepssessie te interviewen, ervoor te zorgen dat mensen zich door de onderzoekers begrepen en veilig voelen zodat ze durven te zeggen wat ze eerder misschien durfden te zeggen.

3. Mix van gegevensbronnen

Zoals een evaluatie de organisatie beïnvloedt, zo wordt een onderzoeker beïnvloed door zijn of haar ervaringen in en met de organisatie. Immers, om te evalueren moet je observeren. En om te kunnen observeren, ga je ook interpreteren. Het risico is altijd aanwezig dat een evaluator in een specifieke interpretatie- of denkmodus komt, waar hij of zij alleen nog bewijzen voor verzamelt. Dat kan er bijvoorbeeld toe leiden dat een organisatie zich niet echt herkent in de uitkomsten. Door een mix van gegevensbronnen te raadplegen wordt de kans op tunneldenken verkleind. Gegevensbronnen kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Individuele gesprekken met open vraagstelling;
• Individuele gesprekken waarin verschillende tussenconclusies worden voorgelegd;
• Organisatiebrede bijeenkomsten;
• Groepsgesprekken met afzonderlijke afdelingen of functiegroepen;
• Groepsgesprekken met verschillende afdelingen en functiegroepen;
• Bijeenkomst met externe partners van de betreffende organisatie;
• Officiële documenten en voortgangsrapportages;
• Notulen van vergaderingen.

4. Hardheidniveau's in waarnemingen

Een evaluatie alleen baseren op objectief bewijsbare bevindingen levert bij organisatiegerichte vraagstukken onvoldoende diepgang. Het gevolg is dan dat de bevindingen en aanbevelingen te algemeen zijn om inspiratie en zeggingskracht te genereren. Meer subjectieve inzichten kun je benutten door observaties in de volgende ‘hardheidsniveau’s’ te onderscheiden:

1. Aan te nemen als feiten;

2. Relevante opmerking op organisatie-niveau vanuit verschillende bronnen;
3. 
Interpretaties en indrukken van de onderzoeker;

4. Door een op enkele personen geuite ideeën of behoeften, relevant voor de vraagstelling van de evaluatie.

5. Concrete aanbevelingen met handelingsperspectief

De aanbevelingen van een evaluatie hoeven niet zaligmakend te zijn. Degenen die erover moeten beslissen beschikken over aanvullende kennis van zowel de betreffende organisatie als haar omgeving. De onderzoeker helpt een organisatie in haar oordeelsvorming door vanuit de verzamelde informatie zo concreet en scherp mogelijke aanbevelingen te doen. Vage of ze algemeen gestelde aanbevelingen dat elke vervolgactie er wel onder te scharen is, hebben geen toegevoegde waarde, want die kunnen de beslissers van een organisatie zelf ook verzinnen.  Ook als het management een concrete aanbeveling niet overneemt, dwingen de concreetheid en transparante onderbouwing hen om met een goed verhaal te komen voor wat ze wel beslissen. Voor medewerkers is het zeer inspirerend als het management goed onderbouwde maatregelen neemt naar aanleiding van een evaluatie waarin zij zich herkennen. 

Reacties?

Heeft u vragen of aanvullende gedachten naar aanleiding van dit artikel, of wilt u in gesprek over een concrete evaluatievraag in uw organisaties, reageer dan hier.