Voorbeeld: zeggenschap van de projectmanager

In § 3.4 van Effectief project- en programmamanagement zijn verschillende varianten geschetst voor de zeggenschap van een project- of programmamanager. Dit voorbeeld gaat over het project op een hogeschool van een campagne voor extra stageplekken. In dit project zouden de mogelijke varianten zijn:

• Volledige bevoegdheden: medewerkers van verschillende afdelingen krijgen in totaal 250 uur om voor het project te werken. In het projectplan wordt beschreven wie wat doet. De projectmanager is degene die met de projectteamleden spreekt over de voortgang. De afdelingshoofden van de medewerkers bemoeien zich niet met de werkzaamheden voor het project. De projectmanager is ook degene die opdracht geeft voor het vormgeven en drukken van de brochure en hij keurt de facturen van de vormgever en drukker goed.

• Budgetsturing: er wordt geen projectteam gevormd, de medewerkers blijven werken onder aansturing van hun eigen afdelingshoofd. De projectmanager heeft budget om met de afdelingshoofden afspraken te maken over de werkzaamheden die nodig zijn voor het project. Bij tegenslagen richt de projectmanager zich tot het afdelingshoofd met wie hij een afspraak heeft. Omdat hij het afdelingshoofd geld geeft voor de afgesproken prestatie kan hij ook eisen stellen waar het afdelingshoofd aan moet voldoen.

• Regievoering: de projectmanager roept de afdelingshoofden bij elkaar om het plan voor de campagne te ontwikkelen. De afdelingshoofden zien het belang in en maken afspraken over wie welke werkzaamheden kan uitvoeren. De directie houdt de afdelingshoofden hier ook verantwoordelijk voor. Ook wordt er afgesproken dat de afdeling communicatie het budget ter beschikking stelt voor de vormgeving en druk van de brochure. De projectmanager houdt contact met de afdelingshoofden over de voortgang. Hij kan geen eisen stellen omdat hij betaalt zoals bij budgetsturing; hij baseert zich op de onderlinge afspraken. Zijn voornaamste stok achter de deur is dat hij aan de directie kan rapporteren als een van de afdelingshoofden zijn afspraken niet nakomt. De directie heeft natuurlijk wel bevoegdheden om dat afdelingshoofd aan te spreken.

Keuze voor een variant van zeggenschap

In dit voorbeeld lijkt het het meest effectief om voor de variant “volledige bevoegdheden” te kiezen. De opgave is concreet en de directie wil vooral dat deze snel uitgevoerd wordt. Als draagvlak bij afdelingsmanagers belangrijk was geweest, den zou het aantrekkelijk kunnen zijn om een beetje op te schuiven richting de andere varianten. Het projectteam doet dan de productie van de brochure en het nabellen van de bedrijven zelf, maar spreekt met de afdeling ‘stage-coördinatie’ af dat deze de geïnteresseerde bedrijven registreert. Deze afdeling moet na afloop van het project deze taak toch blijven uitvoeren.

Aanvullingen of vragen?

Als je aanvullende kennis of voorbeelden op deze site wilt plaatsen of als je vragen hebt over de gepresenteerde informatie, neem dan contact met ons op. Alvast veel dank!